Integritetspolicy för Heleneborgs Båtklubb

1. Personuppgiftsansvarig

Heleneborgs Båtklubb (nedan kallad ”Föreningen”), org.nr 802001-4034, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter inom ramen för Föreningens verksamhet.

Kontaktuppgifter:

  • E-post: registrator@heleneborgs.se
  • Postadress: Skutskepparvägen 7, 117 33 Stockholm
  • Kontaktperson/Styrelse: Dataskyddsansvarig

2. Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?

Föreningen samlar endast in personuppgifter som är nödvändiga för att bedriva båtklubbens verksamhet, uppfylla avtal med dig som medlem och följa tillämpliga lagar samt arrendevillkor med Stockholms stad.

Ändamål med behandlingen Personuppgifter som behandlas Laglig grund
Medlemsadministration (hantera medlemskap, kölista, avgifter och kallelser) Namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, medlemsnummer. Avtal (fullgöra medlemsavtalet)
Hamn- och varvsverksamhet (tilldelning av båtplats, varvsplats, sjösättning/upptagning) Båtuppgifter (namn, modell, mått, försäkringsbolag), platsnummer. Avtal (nyttjanderättsavtal för båt/varvsplats)
Säkerhet & Vaktgång (schema för nattvakt, tillträde till hamnområde) Namn, telefonnummer, passförtroende, logg över utförda vaktpass. Intresseavvägning / Avtal (att skydda klubbens egendom)
Rapportering till Stockholms stad (uppfyllande av arrende- och tillståndsvillkor) Beläggningsstatistik, medlemslistor (vid begäran), kontroll av miljö- och säkerhetskrav (t.ex. sanering av TBT/båtbottenfärg). Rättslig förpliktelse och Berättigat intresse
Ekonomi & Bokföring (fakturering, betalningar) Namn, adress, transaktionshistorik, bankuppgifter. Rättslig förpliktelse (Bokföringslagen)
Förbundsanslutning (medlemskap i Svenska Båtunionen/Saltsjön-Mälarens Båtförbund) Namn, adress, e-post (för utskick av tidningen Båtliv och systemstöd t.ex. BAS). Berättigat intresse / Avtal

3. Varifrån hämtar vi uppgifterna?

De flesta uppgifter lämnar du själv i samband med medlemsansökan eller ändringar i ditt medlemskap/båtinnehav. I vissa fall kan uppgifter uppdateras via folkbokföringsregistret eller Svenska Båtunionens administrationssystem (BAS).

4. Vilka delar vi dina personuppgifter med?

Föreningen säljer eller vidarebefordrar aldrig dina uppgifter till tredje part för marknadsföringsändamål. Vi kan dock komma att dela dina personuppgifter med:

  1. Stockholms stad (Exploateringskontoret / Idrottsförvaltningen): Vid revision eller kontroll kopplat till arrendeavtalet för klubbens mark/vattenområde.
  2. Svenska Båtunionen (SBU) & Båtförbund: För administration i gemensamma system (t.ex. BAS) samt distribution av medlemstidning.
  3. IT- och systemleverantörer: Leverantörer som tillhandahåller vårt medlems- eller bokningssystem (dessa agerar som personuppgiftsbiträden enligt avtal).
  4. Myndigheter: Om vi är skyldiga att göra det enligt lag (t.ex. Polisen eller Skatteverket).

5. Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Vi sparar aldrig dina uppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål:

  • Aktiva medlemmar: Uppgifterna sparas så länge du är medlem i Föreningen.
  • Avslutat medlemskap: Uppgifter raderas senast [X månader/1 år] efter att medlemskapet upphört, förutsatt att alla ekonomiska och praktiska mellanhavanden är reglerade.
  • Bokföringsunderlag: Sparas i 7 år enligt bokföringslagen.
  • Miljö- och båtdokumentation: Eventuella intyg gällande skrovmätning/bottenfärg sparas så länge det krävs för att påvisa efterlevnad gentemot Stockholms stads miljöförvaltning.

6. Dina rättigheter

Du har enligt GDPR följande rättigheter gentemot Föreningen:

  • Rätt till tillgång (registerutdrag): Du kan begära att få bekräftat om vi behandlar dina personuppgifter och i så fall få en kopia på dem.
  • Rätt till rättelse: Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.
  • Rätt till radering (“Rätten att bli glömd”): Du kan begära att få dina uppgifter raderade om de inte längre behövs för det syfte de samlades in för (med reservation för lagkrav eller arrendevillkor).
  • Rätt till begänsning och invändning: Du har rätt att invända mot behandling som baseras på intresseavvägning.
  • Rätt att inge klagomål: Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

7. Hur skyddar vi dina uppgifter?

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att förhindra obehörig åtkomst, ändring eller radering av dina personuppgifter. Endast personer i styrelsen eller funktionärer som behöver uppgifterna för sina uppdrag har tillgång till dem.

8. Ändringar i denna policy

Denna policy kan komma att uppdateras om lagstiftning, arrendevillkor eller klubbens rutiner ändras. Den senaste versionen finns alltid publicerad på Föreningens webbplats.

Denna policy föreslås att fastställas av styrelsen den 6 oktober 2026.